UMARUTTI S.R.O. ŞİRKETİNİN BİLDİRİMLERİN ELE ALINMASINA İLİŞKİN YÖNERGESİ

Amaç: Umarutti s.r.o. ("Şirket") bünyesinde hukuka aykırı olabilecek davranışlara ilişkin bildirimlerin sunulması, alınması, değerlendirilmesi ve ele alınmasına dair kural ve usulleri belirlemek ve 171/2023 sayılı Kanun ("Kanun") uyarınca ihbarcıların korunmasını sağlamak.

Kişi bakımından kapsam: Bu Yönerge; Şirketin, Yetkili Kişinin ve İhbarcının hak ve yükümlülüklerini belirler. İhbarcılar arasında özellikle (bunlarla sınırlı olmamak üzere) çalışanlar (mevcut ve eski), iş başvurusunda bulunanlar, şirket organlarının üyeleri, AreteApp platformunun müşterileri ve kullanıcıları, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılar, stajyerler ve Kanun'un 2. maddesi uyarınca Şirket için iş veya benzeri faaliyet yürüten ya da yürütmüş olan veya bu tür faaliyetlerle bağlantılı olarak Şirketle temas hâlinde olan ya da olmuş diğer kişiler yer alabilir.

Konu bakımından kapsam: Bildirimin sunulmasından ele alınmasına kadar tüm süreci düzenler.

Zaman bakımından kapsam: Davranışın ne zaman gerçekleştiğine bakılmaksızın bildirimler için geçerlidir.

Burada temel kavramlar tanımlanacaktır: İhbarcı, Bildirim, Hukuka aykırı davranış (Kanun'un 2. maddesine atıfla), Misilleme tedbiri (Kanun'un 4. maddesine atıfla), Yetkili Kişi, Şirket, İlgili kişi, Araç (FaceUp platformu), Kanun. (Şablona ve Kanun'a dayanmaktadır.)

İhbarcı: Şüpheli olguları, Şirket için yürütülen iş veya benzeri faaliyetle bağlantılı olarak (ya da bu tür bir faaliyetle bağlantılı olarak Şirketle temas hâlindeyken) öğrendiği için Kanun kapsamında Bildirimde bulunan gerçek kişi; buna Şirketin müşterileri ve AreteApp platformunun kullanıcıları da dahildir.

Şirket, Yetkili Kişi olarak şirketin genel müdürü Sayın Vladimír Kondratěnko'yu görevlendirmiştir. Yetkili kişinin iletişim bilgileri whistleblowing{'@'}areteapp.eu ve +420 606 751 525 telefon numarasıdır.

Yetkili Kişi, İhbarcının Korunması Kanunu'nun 10. maddesinde belirtilen tüm yasal koşulları karşılamaktadır; yani iyi hâl sahibidir, reşittir ve tam fiil ehliyetine sahiptir. Görevleri kapsamında, hukuka aykırı olabilecek davranışlara ilişkin bildirimleri alır ve değerlendirir, tespit edilen eksiklikleri gidermek için şirket yönetimine düzeltici tedbirler önerir, bildirimleri tarafsız ve nesnel biçimde ele alır ve Kanun'un 11. maddesi uyarınca görevinin ifasıyla bağlantılı olarak öğrendiği tüm olgular hakkında gizliliği korur.

Şirket, İhbarcının Korunması Kanunu'nun 11. maddesinde öngörüldüğü üzere, yetkili kişinin bu görevden doğan faaliyetlerini gereği gibi yerine getirmesi nedeniyle hiçbir olumsuz işleme tabi tutulmayacağını güvence altına alır. Bu koruma, özellikle yetkili kişinin görevlerini gereği gibi yerine getirmesiyle ilgili her türlü yaptırım, ayrımcılık veya diğer olumsuz sonuçların yasaklanmasını kapsar.

Kimler sunabilir: Kanun'un 2. maddesinde tanımlandığı üzere, Şirket için yürütülen iş veya benzeri faaliyetle bağlantılı olarak (ya da Şirketle temas hâlindeyken) hukuka aykırı olabilecek bir davranışı öğrenen her gerçek kişi bildirimde bulunabilir. Buna açıkça çalışanlar (mevcut ve eski), iş başvurusunda bulunanlar, Şirket organlarının üyeleri, AreteApp platformunun müşterileri ve kullanıcıları, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılar, stajyerler ve diğer iş birliği yapan kişiler dahildir.

Neler bildirilebilir: Konu bakımından kapsama ve Kanun'un 2. maddesine bakınız. Bilerek yapılan asılsız bildirimler için geçerli olmadığı belirtilmelidir (Kanun'un 7(3) maddesi). Kanun'un 3. maddesi kapsamındaki bilgiler hariç tutulur.

Sunum yöntemleri (Kanun'un 9. maddesi):

• Tercih edilen: FaceUp Aracı: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – yazılı ve sözlü (sesli mesaj), anonim ve anonim olmayan biçimde.
• E-posta: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefon: +420 606 751 525
• Yüz yüze: Görevlendirilen Kişiyle mutabık kalınarak (14 gün içinde).
• Harici olarak: Adalet Bakanlığı'na sunma seçeneği.

Bildirimin içeriği: Ad, soyad ve doğum tarihi bilgileri ya da bildirimde bulunan kişinin kimliğinin çıkarılabileceği diğer bilgiler (anonim değilse ve verilmişse) ve olası Hukuka aykırı davranışa ilişkin bilgiler (Kanun'un 2(2) maddesi).

Alındı teyidi: 7 gün içinde, istisnalarla birlikte (Kanun'un 12(2) maddesi).

Kayıtlar: Kanun'un 21. maddesinde gerekli görülen kapsamda FaceUp Aracında kayıt tutulması.

Saklama: 5 yıl süreyle (Kanun'un 21(2) maddesi).

Erişim: Yalnızca Görevlendirilen Kişi (Kanun'un 21(3) maddesi).

Sözlü bildirimlerin kaydı: Ses kaydı (rıza ile) veya tutanak; bildirimde bulunan kişi görüş bildirebilir (Kanun'un 19. maddesi).

Süre: 30 gün içinde, iki kez 30 gün uzatma olanağıyla (Kanun'un § 12(3) maddesi).

Usul: Yetkili Kişi tarafsız biçimde değerlendirir, bilgi toplar ve iş birliği talep edebilir.

Dayanaksız bildirim: İhbarcının bilgilendirilmesi, bir kamu makamına başvurma hakkı konusunda bilgilendirme (Kanun'un § 12(6) maddesi).

Dayanaklı bildirim: Şirkete düzeltici tedbir önerilmesi (Kanun'un § 12(5) maddesi).

İhbarcının bilgilendirilmesi: Değerlendirmenin sonucu hakkında bilgi (Kanun'un § 12(3) maddesi).

Kabul: Şirket, hukuka aykırı bir durumu gidermek veya önlemek için uygun tedbirleri alır (Kanun'un § 9(2)(g) maddesi).

Örnekler: Süreç değişikliği, eğitim, disiplin süreci, ilişkinin sona erdirilmesi, zararın tazmini, suç duyurusunda bulunulması.

İhbarcının bilgilendirilmesi: Alınan tedbirler hakkında (Kanun'un § 12(5) maddesi).

Misilleme tedbirlerinin yasaklanması: İhbarcıya ve korunan diğer kişilere karşı her türlü misillemenin kesin olarak yasaklanması (Kanun'un § 4 maddesi).

Kimliğin korunması: Yetkili Kişinin kimlik konusunda gizliliği koruma yükümlülüğü, Kanun'un § 20 maddesi uyarınca istisnalar.

Gizlilik: Bildirimin içeriği konusunda gizliliği koruma yükümlülüğü (Kanun'un § 11 ve § 20 maddeleri).

Kişisel verilerin GDPR'a ve Şirketin Kişisel Verilerin Korunması Politikası'na uygun olarak işlenmesi. İhbarcıların işleme hakkında bilgilendirilmesi.

Şirket, bu Yönergenin ve ihbara ilişkin bilgilerin tüm ilgili kişilere ulaşabilir olmasını sağlar (örneğin intranette, web sitesinde).

Şirket, çalışanlar ve Yetkili Kişi için eğitim sağlar.

Bu Yönerge 25.05.2025 tarihinde yürürlüğe girer