Ethische gedragscode van UMARUTTI s.r.o.

Deze Ethische gedragscode (hierna „Code“) stelt de basisethische normen, gedragsprincipes en verantwoordelijke handelspraktijken vast voor UMARUTTI s.r.o., gevestigd te Kozí 916/5, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 41690885 (hierna „Vennootschap“). Het doel van deze Code is een stevig kader te creëren voor ethische besluitvorming en handelen in alle aspecten van de activiteiten van de Vennootschap, het vertrouwen van klanten, zakenpartners en het publiek te versterken en actief een bedrijfscultuur op te bouwen die is gebaseerd op het hoogste niveau van integriteit. Gezien de aard van de bedrijfsactiviteiten van de Vennootschap, waaronder de groothandel in diamanten en edelmetalen en de exploitatie van het AreteApp-platform, is een onwankelbare toewijding aan ethiek een fundamentele voorwaarde voor het behouden en versterken van haar reputatie en zakelijk succes.

Met deze Code onderschrijft de Vennootschap de hoogste normen van ethiek, professionaliteit en verantwoordelijkheid in al haar activiteiten. Deze toewijding wordt gezien als de hoeksteen van alle operaties en gaat verder dan louter een formele verklaring. Elke tekortkoming in een sector met zo’n hoge waarde en potentiële risico’s, zoals de handel in diamanten en edelmetalen, kan een wezenlijke impact hebben op de geloofwaardigheid en de continuïteit van de bedrijfsvoering van de Vennootschap.

Deze Code is bindend voor alle werknemers van de Vennootschap, ongeacht hun functie, alsook voor de leden van de statutaire organen en de bestuurder, de heer Vladimír Kondratěnko. De Vennootschap verwacht tevens dat de ethische principes van deze Code in relevante mate ook door haar belangrijkste zakenpartners en leveranciers worden gerespecteerd. Het uitbreiden van deze verwachtingen naar zakenpartners duidt op de inspanning van de Vennootschap om een ethische toeleveringsketen op te bouwen en te ondersteunen, wat in deze sector essentieel is om risico’s te minimaliseren die bijvoorbeeld samenhangen met conflictbronnen of onethische arbeidspraktijken. De Vennootschap is zich ervan bewust dat ethische tekortkomingen in de toeleveringsketen haar eigen reputatie en bedrijfsvoering rechtstreeks kunnen schaden, en acht het daarom noodzakelijk niet alleen de interne naleving van de Code te waarborgen, maar ook haar partners actief te beïnvloeden in overeenstemming met moderne beginselen van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

De basis van alle activiteiten van de Vennootschap en het gedrag van haar werknemers wordt gevormd door de volgende kernwaarden:

• Integriteit: Eerlijk, waarheidsgetrouw en transparant handelen in alle zakelijke relaties en transacties. Dit principe omvat de plicht om nauwkeurige en niet-verdraaide informatie te verstrekken over de producten en diensten van de Vennootschap en om elk misleidend of frauduleus handelen te vermijden.
• Eerlijkheid: Het gegeven woord, contractuele verplichtingen en aanvaarde verantwoordelijkheden nakomen.
• Rechtvaardigheid: Alle werknemers, klanten, leveranciers en overige partners gelijk behandelen, zonder vooroordelen en discriminatie. Beslissingen moeten worden genomen op basis van objectieve criteria.
• Verantwoordelijkheid: Volledige verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen, handelingen en de gevolgen daarvan, zowel individueel als op het niveau van de Vennootschap.
• Respect: De waardigheid, rechten, culturele verschillen en diversiteit respecteren van alle personen met wie de Vennootschap in contact komt, waaronder werknemers, klanten, leveranciers en leden van de gemeenschappen waar de Vennootschap actief is.

Deze waarden zijn niet louter formele verklaringen, maar moeten actief worden doorvertaald naar het dagelijkse handelen en de besluitvorming van alle personen die namens de Vennootschap optreden. Hun concrete toepassing, bijvoorbeeld integriteit in de zin van een waarheidsgetrouwe en volledige beschrijving van de kenmerken van diamanten, verhoogt de duidelijkheid en de bindende kracht van deze Code.

Naleving van wet- en regelgeving en interne normen

Elke werknemer en vertegenwoordiger van de Vennootschap is verplicht alle geldende wetten, verordeningen en regelgeving van de Tsjechische Republiek en, indien van toepassing, van andere jurisdicties waar de Vennootschap haar activiteiten uitoefent, te kennen en onvoorwaardelijk na te leven. Deze verplichting omvat onder meer arbeidsrechtelijke voorschriften, mededingingsregels, antiwitwasregelgeving, belastingwetgeving en regels inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Naast externe wettelijke normen zijn alle werknemers verplicht alle interne richtlijnen, beleidslijnen en procedures van de Vennootschap na te leven. Tot de belangrijkste interne documenten waarvan kennis en naleving noodzakelijk zijn, behoren met name de Algemene voorwaarden, de Gebruiksvoorwaarden van het AreteApp-platform, het Privacybeleid van AreteApp en het interne AML-beleid van de Vennootschap. Deze Ethische gedragscode vult deze documenten aan en stelt een hogere ethische norm vast die verder gaat dan louter het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Juridische naleving wordt echter beschouwd als een noodzakelijke basis en minimumnorm voor ethisch gedrag. Bij enige twijfel over de interpretatie van wettelijke of interne normen zijn werknemers verplicht de situatie te bespreken met hun leidinggevende of met de bevoegde afdeling van de Vennootschap.

Verantwoordelijkheid van het management voor het bevorderen van een ethische cultuur

Het management van de Vennootschap, waaronder de bestuurder de heer Vladimír Kondratěnko en andere leidinggevenden, speelt een sleutelrol bij het bevorderen en in stand houden van een ethische cultuur. Het management verbindt zich ertoe het goede voorbeeld te geven bij de naleving van deze Ethische gedragscode en de principes ervan actief te demonstreren in het dagelijkse handelen en de besluitvorming. Deze zogeheten "tone at the top" is essentieel, omdat de Code zonder een zichtbare en consistente betrokkenheid van het management slechts als een formeel document zonder reële impact op de bedrijfscultuur zou kunnen worden gezien.

Het is de plicht van het management om het belang van ethisch gedrag actief te communiceren, ervoor te zorgen dat de Code begrijpelijk is, gemakkelijk toegankelijk voor alle werknemers en dat deze een integraal onderdeel wordt van de bedrijfsprocessen. Het management zal tevens zorgen voor de toewijzing van voldoende middelen voor regelmatige training van werknemers, de implementatie van ethische programma’s en het functioneren van mechanismen voor het melden en afhandelen van ethische tekortkomingen.

Training en bewustwording van ethische normen

De Vennootschap zal zorgen voor regelmatige en uitgebreide training voor alle werknemers met betrekking tot de inhoud van deze Ethische Code, relevante wettelijke voorschriften (bijv. op het gebied van AML, bescherming van persoonsgegevens), interne beleidslijnen en procedures. Het doel van de training is niet alleen werknemers met de regels vertrouwd te maken, maar vooral hun vermogen te ondersteunen om in praktijksituaties ethische beslissingen te nemen.

De training zal worden afgestemd op verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen de Vennootschap en zal praktische voorbeelden, casestudy’s en discussies over ethische dilemma’s omvatten die relevant zijn voor de activiteiten van de Vennootschap, met name op het gebied van de handel in diamanten en edele metalen. Registraties van deelname aan trainingen zullen naar behoren worden bijgehouden. De training zal niet slechts bestaan uit het formeel doornemen van de Code, maar uit een interactief proces gericht op begrip en internalisering van ethische principes.

Registratie en archivering

De Vennootschap zal passende registraties bijhouden en bewaren die de implementatie en naleving van deze Ethische Code en de daarmee samenhangende beleidslijnen en procedures documenteren. Deze registraties kunnen bijvoorbeeld aanwezigheidslijsten van trainingen, tijdens trainingen gebruikte materialen, verslagen van uitgevoerde interne audits van ethisch gedrag, documentatie met betrekking tot onderzoeken naar meldingen van onethisch handelen en genomen corrigerende maatregelen omvatten.

Alle registraties zullen worden bijgehouden en bewaard in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften van de Tsjechische Republiek, met name met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en archiveringstermijnen, en in overeenstemming met de interne regels van de Vennootschap. Zorgvuldige registratie is essentieel, niet alleen voor interne controle en voortdurende verbetering van ethische programma’s, maar ook als bewijsmateriaal voor eventuele externe audits, controles door toezichthoudende autoriteiten of andere onderzoeken.

Financiële integriteit en transparantie

De Vennootschap hecht het grootste belang aan financiële integriteit en transparantie in al haar activiteiten. Alle financiële transacties moeten nauwkeurig, volledig en tijdig worden vastgelegd in de boekhouding van de Vennootschap, in overeenstemming met de geldende Tsjechische boekhoudnormen, internationale boekhoudnormen (indien van toepassing) en alle relevante fiscale en financiële wetgeving. Het is strikt verboden om valse, misleidende of onvolledige registraties te creëren, evenals om geheime of niet-geregistreerde fondsen of activa aan te houden.

De Vennootschap zal zorgen voor een regelmatige onafhankelijke audit van haar financiële rekeningen door een gekwalificeerde en onafhankelijke auditor, of, indien de aard en omvang van de Vennootschap dit toelaten en dit in overeenstemming is met de wet, een onafhankelijke beoordeling van de financiële rekeningen. De resultaten van de audit of beoordeling zullen met de grootste ernst worden genomen en eventuele aanbevelingen zullen worden geïmplementeerd.

De Vennootschap verbindt zich tot transparante rapportage over haar relevante bedrijfspraktijken en financiële resultaten in overeenstemming met de geldende wetgeving en de beginselen van goed bestuur. De koppeling van financiële integriteit aan de algehele ethiek van de Vennootschap is essentieel, aangezien financiële onregelmatigheden vaak een symptoom kunnen zijn van diepere ethische problemen en de geloofwaardigheid en reputatie van de Vennootschap ernstig kunnen schaden.

Verbod op omkoping en corruptie

UMARUTTI s.r.o. hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van elke vorm van omkoping, corruptie, afpersing of ongepaste beïnvloeding. Dit verbod geldt voor alle werknemers, bestuurders en vertegenwoordigers van de Vennootschap en voor al hun handelingen, zowel direct als indirect, in relatie tot publieke functionarissen, vertegenwoordigers van overheids- en particuliere organisaties, zakenpartners en alle andere derden.

Het is strikt verboden om enige ongeoorloofde voordelen aan te bieden, te beloven, te geven, te eisen of te aanvaarden – hetzij financieel (bijv. contant geld, leningen, commissies) of niet-financieel (bijv. geschenken, gastvrijheid, diensten, arbeidskansen voor familieleden) – met als doel een zakelijke kans te verkrijgen of te behouden, een ongeoorloofd voordeel te verzekeren, een zakelijke of ambtelijke beslissing te beïnvloeden of als beloning voor een dergelijke beïnvloeding.

Bijzondere voorzichtigheid is vereist bij het geven en ontvangen van geschenken, gastvrijheid en andere soortgelijke voordelen. Deze moeten altijd passend zijn bij de situatie, transparant, in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften en de interne regels van de Vennootschap. Geschenken en gastvrijheid mogen niet worden gegeven of aanvaard indien zij kunnen worden opgevat als een poging tot ongepaste beïnvloeding. De Vennootschap kan interne procedures invoeren voor de goedkeuring en registratie van geschenken en gastvrijheid (bijv. een geschenkenregister) die een bepaalde waarde overschrijden.

De Vennootschap besteedt bijzondere aandacht aan de problematiek van zogeheten "facilitation payments" (facilitation payments), d.w.z. kleine onofficiële betalingen aan overheidsfunctionarissen met het doel routinematige administratieve handelingen te versnellen of te waarborgen. Deze betalingen zijn in het algemeen verboden. Indien de geldende wetgeving van het betreffende land dergelijke betalingen bij uitzondering zou toestaan, zal de Vennootschap desondanks trachten deze te elimineren en zal zij zorgen voor strikte controle, registratie en goedkeuring op het hoogste niveau.

Een duidelijke definitie van wat een omkoping en een ongepast voordeel vormt, is cruciaal om onduidelijkheden te voorkomen en de naleving van dit verbod te waarborgen. Alle werknemers zijn verplicht zich met deze regels vertrouwd te maken en bij enige twijfel de situatie te bespreken met hun leidinggevende of de bevoegde afdeling.

Naleving van mensenrechten

UMARUTTI s.r.o. verbindt zich volledig tot het respecteren en ondersteunen van alle internationaal erkende mensenrechten in al haar activiteiten, zakelijke relaties en gemeenschappen die door haar werkzaamheden worden geraakt. Deze verbintenis is in overeenstemming met de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de VN en andere relevante internationale verdragen en normen.

Respect voor mensenrechten omvat onder meer het verbod op elke vorm van discriminatie, dwangarbeid en kinderarbeid. De Vennootschap verbindt zich er verder toe eerlijke en veilige arbeidsomstandigheden te waarborgen, vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen binnen de grenzen van de wet, en de bescherming van de privacy van haar werknemers en zakenpartners.

De Vennootschap zal passende zorgvuldigheid (due diligence) uitvoeren met als doel eventuele negatieve gevolgen van haar activiteiten voor mensenrechten te identificeren, te voorkomen, te beperken en daarover verantwoording af te leggen, zowel binnen haar eigen activiteiten als binnen haar toeleveringsketen. Dit proces zal risicobeoordelingen, de implementatie van preventieve maatregelen en, indien nodig, corrigerende stappen omvatten. Het besef dat mensenrechten niet alleen een kwestie zijn van arbeidsomstandigheden, maar ook bredere effecten van de activiteiten van de Vennootschap omvatten, bijvoorbeeld op gemeenschappen in gebieden waar grondstoffen worden gewonnen, is essentieel. Het verbinden van deze verbintenis met due-diligenceprocessen in de toeleveringsketen is essentieel om risico’s te minimaliseren, zoals bijvoorbeeld "bloeddiamanten" of andere vormen van uitbuiting.

Verantwoorde inkoop van grondstoffen en passende zorgvuldigheid (Due Diligence)

UMARUTTI s.r.o. verbindt zich ertoe diamanten, edele metalen en alle andere materialen die in haar activiteiten worden gebruikt uitsluitend te betrekken uit legitieme en verantwoorde bronnen. Deze bronnen mogen niet betrokken zijn bij de financiering van conflicten, schendingen van mensenrechten, illegale activiteiten of andere onethische praktijken en moeten in overeenstemming zijn met relevante internationale normen, waaronder VN-resoluties en beginselen van verantwoorde grondstoffenwinning. Deze verbintenis is reeds gedeeltelijk verklaard in artikel 9.1 van de Algemene Voorwaarden van de Vennootschap.

Daartoe implementeert de Vennootschap robuuste due-diligenceprocedures in haar gehele toeleveringsketen en zal zij deze voortdurend verbeteren. Het doel van deze procedures is risico’s die samenhangen met de herkomst van materialen te identificeren, te beoordelen en te beheersen. Bijzondere aandacht zal worden besteed aan risico’s die verband houden met:

• Gewapende conflicten en de financiering daarvan.
• Ernstige schendingen van mensenrechten (waaronder kinderarbeid, dwangarbeid, onmenselijke behandeling).
• Witwassen en financiering van terrorisme.
• Corruptie en illegale betalingen.
• Negatieve gevolgen voor het milieu en lokale gemeenschappen.

Deze procedures zullen worden geïnspireerd door internationaal erkende kaders, zoals bijvoorbeeld de OESO-richtlijnen voor due diligence in verantwoorde toeleveringsketens van mineralen uit conflictgebieden en hoogrisicogebieden.

Een integraal onderdeel van due diligence zijn consequente "Ken uw klant" (KYC)-procedures en de bestrijding van witwassen (AML). De onderneming zal deze procedures toepassen op al haar zakenpartners (leveranciers en klanten) met als doel hun identiteit, de legaliteit en legitimiteit van hun bedrijfsactiviteiten en, in gerechtvaardigde gevallen, hun uiteindelijk belanghebbenden te verifiëren. Deze procedures zullen volledig in overeenstemming zijn met het interne AML-beleid van de onderneming, waarvan het bestaan wordt vermeld in de documentatie van de onderneming. Onderdeel van de AML/KYC-processen zal de voortdurende monitoring van transacties op ongebruikelijke of verdachte activiteiten zijn en, indien van toepassing, de melding daarvan aan de bevoegde financiële en opsporingsinstanties overeenkomstig de geldende wetgeving en het interne AML-beleid. Alle gegevens met betrekking tot KYC en uitgevoerde transacties zullen zorgvuldig worden bewaard gedurende de termijn die is vastgesteld door de wet en interne voorschriften.

De onderneming verbindt zich uitdrukkelijk ertoe dat zij niet bewust conflictdiamanten zal inkopen of verkopen en zal actief de beginselen van het Kimberley-certificeringssysteem voor de handel in ruwe diamanten ondersteunen, als een essentieel instrument om de handel in conflictdiamanten te voorkomen, ook zonder formeel lidmaatschap van initiatieven die dit systeem bevorderen.

De effectieve toepassing van due diligence en KYC/AML-procedures wordt niet alleen gezien als het naleven van regelgevende verplichtingen, maar als een actieve bijdrage aan de integriteit en betrouwbaarheid van de gehele diamant- en edelmetaalhandel. Met deze benadering bouwt de onderneming een betrouwbaar ecosysteem op en beschermt zij zichzelf en haar partners tegen risico’s die samenhangen met illegale en onethische praktijken.

Ethisch gedrag van zakenpartners

UMARUTTI s.r.o. is zich ervan bewust dat haar ethische verantwoordelijkheid verder reikt dan de grenzen van haar eigen activiteiten en ook haar toeleveringsketen omvat. Daarom verwacht de onderneming van haar leveranciers, belangrijke zakenpartners en andere samenwerkende entiteiten dat zij vergelijkbaar hoge ethische normen delen en naleven, zoals gedefinieerd in deze Code. Deze verwachtingen hebben met name betrekking op gebieden zoals het respecteren van mensenrechten, het waarborgen van eerlijke en veilige arbeidsomstandigheden, milieubescherming, de bestrijding van corruptie en omkoping en transparante zakelijke praktijken.

De onderneming zal streven naar het opbouwen van langdurige en wederzijds voordelige relaties met die zakenpartners die een duidelijke toewijding aan ethisch handelen en verantwoorde zakelijke praktijken aantonen. Binnen haar mogelijkheden en met passende invloed zal de onderneming haar ethische verwachtingen aan haar partners communiceren en hen ondersteunen in hun inspanningen om aan deze normen te voldoen. Dit kan het delen van informatie over best practices of een dialoog over verbetermogelijkheden omvatten.

De onderneming behoudt zich het recht voor om zakelijke relaties te heroverwegen of te beëindigen met partners die herhaaldelijk of ernstig de fundamentele ethische beginselen schenden of weigeren deel te nemen aan een constructieve dialoog over herstelmaatregelen. Een proactieve benadering van ethiek in de toeleveringsketen is essentieel voor de bescherming van de reputatie van de onderneming en voor het bijdragen aan positieve veranderingen in de gehele sector. De onderneming kan overwegen een specifieke gedragscode voor leveranciers in te voeren of relevante ethische clausules op te nemen in contractuele afspraken met belangrijke partners.

Productintegriteit en waarheidsgetrouwe informatieverstrekking

UMARUTTI s.r.o. verbindt zich tot de hoogste mate van integriteit van haar producten en tot het verstrekken van nauwkeurige, volledige, waarheidsgetrouwe en begrijpelijke informatie over alle aangeboden producten, met name diamanten en edelmetalen. Deze verbintenis heeft betrekking op informatie over hun herkomst (voor zover mogelijk en op basis van beschikbare informatie uit verantwoorde bronnen), aard, kwaliteit, gewicht, zuiverheid en eventuele behandelingen die hun eigenschappen of waarde zouden kunnen beïnvloeden.

Bijzondere nadruk wordt gelegd op de nauwkeurige aanduiding en communicatie van het verschil tussen natuurlijke diamanten en in het laboratorium vervaardigde (synthetische) diamanten. De onderneming zal zorgen voor een consequente en ondubbelzinnige differentiatie van deze twee productcategorieën in al haar communicatie, marketingmaterialen, documentatie (inclusief facturen en certificaten, indien deze door de onderneming worden uitgegeven) en bij de verkoop zelf. Deze werkwijze is in overeenstemming met artikel 9.3 van de Algemene voorwaarden van de onderneming, dat ook haar kopers verplicht tot correcte aanduiding van in het laboratorium vervaardigde diamanten. Het doel is te waarborgen dat klanten (groothandelskopers) altijd volledig en begrijpelijk worden geïnformeerd over de aard van de gekochte diamanten en deze informatie correct kunnen doorgeven.

De onderneming zal eveneens transparant informeren over eventuele bekende behandelingen van diamanten of andere edelstenen die zijn uitgevoerd om hun kleur, zuiverheid of andere eigenschappen te wijzigen of te accentueren, indien deze behandelingen niet algemeen erkende slijpprocedés zijn. Deze informatie zal worden vermeld in het aanbod van een dergelijk product.

Elke vorm van misleidende reclame, misleidende marketingpraktijken of verdraaiing van productinformatie is strikt verboden. Alle claims en verklaringen met betrekking tot producten moeten onderbouwd en verifieerbaar zijn. De nadruk op productintegriteit en transparantie in communicatie, met name in verband met in het laboratorium vervaardigde diamanten, is voor de onderneming cruciaal, niet alleen vanuit ethisch oogpunt, maar ook voor het behoud van vertrouwen in een markt waarin deze kwestie steeds belangrijker wordt. Met deze benadering profileert de onderneming zich als een betrouwbare en verantwoordelijke partner in de sector.

Onderstaande tabel vat de belangrijkste productinformatie samen die UMARUTTI s.r.o. altijd aan haar klanten verstrekt om maximale transparantie te waarborgen:

Toelichting bij de tabel: Deze tabel biedt een duidelijk en gestructureerd overzicht van de verplichtingen van de Vennootschap met betrekking tot transparantie over de belangrijkste productkenmerken. Zij vergemakkelijkt het begrip zowel voor interne medewerkers die verantwoordelijk zijn voor verkoop en marketing als voor externe partners en klanten, en versterkt het vertrouwen in de integriteit van de producten die door UMARUTTI s.r.o. worden aangeboden.

Eerlijke arbeidspraktijken en arbeidsomstandigheden

UMARUTTI s.r.o. verbindt zich ertoe een werkomgeving te creëren en te onderhouden waarin alle werknemers eerlijk, waardig en met respect worden behandeld. Dit omvat het waarborgen van een eerlijke vergoeding voor verrichte arbeid, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving van de Tsjechische Republiek, de relevante collectieve arbeidsovereenkomsten (indien van toepassing), en die concurrerend is binnen de betreffende sector en regio.

De Vennootschap zal de wettelijke grenzen van de arbeidstijd strikt naleven, inclusief de regels voor overwerk, en zal het recht van werknemers op rust, dagelijkse en wekelijkse pauzes en betaalde vakantie waarborgen overeenkomstig het arbeidswetboek. Alle werknemers krijgen duidelijke, begrijpelijke en schriftelijke arbeidsovereenkomsten, die alle essentiële elementen van de arbeidsrelatie bevatten, waaronder de functiebeschrijving, het loonbedrag, de arbeidstijd en andere arbeidsvoorwaarden.

Eerlijke arbeidsomstandigheden zijn niet alleen een ethische noodzaak, maar dragen ook bij aan een hogere motivatie, tevredenheid en loyaliteit van werknemers, wat een direct positief effect heeft op de algehele prestaties en het succes van de Vennootschap.

Verbod op discriminatie, bevordering van diversiteit, gelijkheid en inclusie

UMARUTTI s.r.o. wijst elke vorm van discriminatie op de werkplek strikt af en tolereert deze niet. Discriminatie op grond van ras, huidskleur, religieuze overtuiging, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit, nationaliteit, etnische afkomst, leeftijd, handicap, burgerlijke staat, politieke overtuiging of enig ander wettelijk beschermd of irrelevant kenmerk is onaanvaardbaar. Dit principe is van toepassing op alle aspecten van de arbeidsrelatie, waaronder werving, selectie, beloning, toewijzing van werktaken, professionele ontwikkeling, promotie en beëindiging van het dienstverband.

De Vennootschap verbindt zich ertoe een werkomgeving te creëren die is gebaseerd op wederzijds respect, waarin elke werknemer gelijke kansen heeft om zijn/haar capaciteiten te benutten en professioneel te groeien. Zij zal actief diversiteit, gelijkheid en inclusie op alle niveaus van de organisatie bevorderen. Zij erkent dat een divers team verschillende perspectieven, ervaringen en vaardigheden meebrengt, die de bedrijfscultuur kunnen verrijken, innovatie kunnen stimuleren en besluitvormingsprocessen kunnen verbeteren. Proactieve bevordering van diversiteit en inclusie is niet alleen het voldoen aan een ethische vereiste, maar ook een strategisch voordeel dat bijdraagt aan de langetermijnduurzaamheid en concurrentiekracht van de Vennootschap.

Verbod op intimidatie en geweld

UMARUTTI s.r.o. hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van elke vorm van intimidatie, pesterijen, bedreiging, psychische druk of fysiek geweld op de werkplek of in verband met de uitvoering van het werk. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, seksuele intimidatie, verbale aanvallen, bedreigingen, vernederende behandeling of enig ander gedrag dat een vijandige, intimiderende of beledigende werkomgeving creëert.

De Vennootschap zal zorgen voor de invoering en communicatie van duidelijke regels en procedures voor de preventie, melding en afhandeling van gevallen van intimidatie en geweld. Er zal een veilig en vertrouwelijk mechanisme worden ingericht waarmee werknemers dergelijke incidenten kunnen melden zonder vrees voor represailles. Elke melding zal serieus worden genomen, onverwijld en onpartijdig worden onderzocht en, indien een overtreding wordt bevestigd, zullen passende corrigerende en disciplinaire maatregelen worden genomen. Het is essentieel een sfeer van vertrouwen te creëren waarin slachtoffers of getuigen niet bang zijn incidenten te melden en weten dat de Vennootschap dergelijk gedrag niet tolereert en het actief zal aanpakken.

Verbod op kinderarbeid en gedwongen arbeid

UMARUTTI s.r.o. verbiedt strikt en tolereert niet het gebruik van kinderarbeid of enige vorm van gedwongen, onvrijwillige of slavenarbeid. Dit verbod geldt onvoorwaardelijk voor de eigen activiteiten van de Vennootschap en de Vennootschap verbindt zich er tevens toe actief na te streven dat deze praktijken ook niet aanwezig zijn in haar toeleveringsketen.

De Vennootschap zal de minimumleeftijd voor tewerkstelling naleven zoals vastgesteld door de geldende wetten van de Tsjechische Republiek en internationale verdragen, met name de verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO). Er zullen geen personen worden tewerkgesteld die jonger zijn dan de wettelijk toegestane leeftijd voor het betreffende type werk.

De inzet voor het uitbannen van kinder- en dwangarbeid zal actief worden geverifieerd binnen de due-diligenceprocessen in de toeleveringsketen, met name bij de inkoop van materialen uit geografische gebieden waar deze risico’s hoger kunnen zijn. Elke vaststelling of gegronde verdenking van het gebruik van kinder- of dwangarbeid bij een zakenpartner zal leiden tot een onmiddellijk onderzoek en, indien van toepassing, tot opschorting of beëindiging van de zakelijke relatie.

Vrijheid van vereniging

UMARUTTI s.r.o. respecteert het recht van haar werknemers op vrijheid van vereniging, waaronder het recht om vakbondsorganisaties op te richten of zich daarbij aan te sluiten, en het recht op collectieve onderhandelingen, dit alles in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving van de Tsjechische Republiek en de internationale verdragen die door de Tsjechische Republiek zijn geratificeerd.

De Vennootschap zal werknemers op geen enkele wijze belemmeren in de uitoefening van deze rechten, noch hen op enigerlei wijze discrimineren of benadelen wegens de uitoefening daarvan. Indien werknemers besluiten een vakbondsorganisatie op te richten of deel te nemen aan collectieve onderhandelingen, zal de Vennootschap te goeder trouw met hun legitieme vertegenwoordigers onderhandelen. Ook in een omgeving waar vakbondsorganisatie in kleine en middelgrote ondernemingen mogelijk niet gebruikelijk is, is respect voor dit fundamentele arbeidsrecht een belangrijk ethisch principe dat de Vennootschap hooghoudt.

Veiligheid en gezondheid op het werk (VGW)

Het waarborgen van een veilige en gezonde werkomgeving voor alle werknemers is een prioriteit voor UMARUTTI s.r.o. De Vennootschap verbindt zich ertoe actief arbeidsongevallen, beroepsziekten en elke andere gezondheidsschade die verband houdt met de uitvoering van het werk te voorkomen.

Daartoe zal de Vennootschap:

• Alle geldende wet- en regelgeving, voorschriften en technische normen op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk strikt naleven.
• Regelmatig risico’s op de werkplek identificeren, beoordelen en beheersen en passende preventieve maatregelen nemen om deze te elimineren of te minimaliseren.
• Werknemers de noodzakelijke VGW-trainingen aanbieden en hen informeren over potentiële risico’s en veilige werkprocedures.
• Waar nodig kosteloos geschikte en gecertificeerde persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) verstrekken en toezien op het correcte gebruik ervan.
• Zorgen voor de goede staat van werkplekken, machines, apparatuur en gereedschappen en voor het regelmatige onderhoud en de controle daarvan.
• Procedures gereed hebben voor noodgevallen, inclusief evacuatieplannen en het waarborgen van eerste hulp.

VGW wordt niet alleen gezien als het voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar als een uiting van oprechte zorg voor de gezondheid, veiligheid en het algehele welzijn van werknemers, wat een basisvoorwaarde is voor kwalitatief en productief werk.

Bescherming van bedrijfsmiddelen en informatie

Elke werknemer van UMARUTTI s.r.o. is verplicht de bedrijfsmiddelen van de Vennootschap te beschermen tegen verlies, beschadiging, misbruik of diefstal. Deze bedrijfsmiddelen omvatten niet alleen materiële goederen (bijv. gebouwen, uitrusting, voorraden), maar ook immateriële activa, zoals intellectuele eigendom (bijv. software, databanken, handelsmerken, knowhow), financiële middelen en de goede naam van de Vennootschap.

Bijzondere nadruk wordt gelegd op de bescherming van vertrouwelijke informatie. Werknemers zijn verplicht alle vertrouwelijke informatie van de Vennootschap, haar klanten, leveranciers en andere zakenpartners met de grootst mogelijke zorg en discretie te behandelen. Vertrouwelijke informatie mag niet zonder bevoegdheid aan derden worden verstrekt en evenmin worden gebruikt voor persoonlijk voordeel of voor andere ongeoorloofde doeleinden. Deze verplichting geldt ook voor informatie die binnen het AreteApp-platform wordt opgeslagen en verwerkt en is in overeenstemming met de geldende voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens (GDPR) en de bescherming van bedrijfsgeheimen. In het digitale tijdperk is de bescherming van data en informatie even belangrijk als de bescherming van fysieke bedrijfsmiddelen; daarom implementeert de Vennootschap passende technische en organisatorische maatregelen om deze te beveiligen.

Belangenconflict

Werknemers van UMARUTTI s.r.o. zijn verplicht altijd in het beste belang van de Vennootschap te handelen en situaties te vermijden waarin hun persoonlijke belangen, de belangen van hun familieleden of naaste personen in strijd zouden kunnen zijn met de belangen van de Vennootschap, of waarin een dergelijk conflict redelijkerwijs als zodanig zou kunnen worden opgevat.

Een belangenconflict kan zich in verschillende vormen voordoen, bijvoorbeeld bij deelname aan een onderneming die met de Vennootschap concurreert, bij financiële investeringen in concurrerende of toeleverende bedrijven, bij het aanvaarden van geschenken of voordelen die de objectiviteit van besluitvorming zouden kunnen beïnvloeden, of bij het in dienst nemen van familieleden zonder een transparant proces.

Elke werknemer is verplicht elk potentieel of daadwerkelijk belangenconflict onverwijld en transparant te melden aan zijn/haar direct leidinggevende of aan de aangewezen verantwoordelijke persoon binnen de Vennootschap. De Vennootschap zal de situatie vervolgens beoordelen en beslissen over de verdere aanpak, zodat de belangen van de Vennootschap worden beschermd en de objectiviteit van de besluitvorming behouden blijft. Het bestaan van duidelijke regels voor het melden en oplossen van belangenconflicten is essentieel voor het behoud van vertrouwen en integriteit in alle activiteiten van de Vennootschap.

Milieumanagement

UMARUTTI s.r.o. is zich bewust van haar verantwoordelijkheid ten aanzien van het milieu en verbindt zich ertoe de negatieve effecten van haar activiteiten op het milieu te minimaliseren en duurzame praktijken te bevorderen in alle aspecten van haar bedrijfsvoering. Deze inzet omvat niet alleen de naleving van de geldende milieuwetten en -voorschriften, maar ook een proactieve benadering van de bescherming van natuurlijke hulpbronnen en de preventie van vervuiling.

De Vennootschap zal een milieubeleid en procedures implementeren en onderhouden die gericht zijn op:

• Identificatie en beoordeling van de milieuaspecten en -effecten van haar activiteiten.
• Vaststelling van doelstellingen en programma’s voor de voortdurende verbetering van haar milieuprofiel.
• Preventie van verontreiniging van lucht, water en bodem.
• Bescherming van biodiversiteit en ecosystemen in gebieden waar zij door haar activiteiten invloed zou kunnen uitoefenen (met name in de context van de toeleveringsketen).
• Verhoging van het milieubewustzijn onder haar werknemers.

Milieuverantwoordelijkheid wordt een steeds belangrijkere factor voor klanten, investeerders en het bredere publiek, en de Vennootschap beschouwt dit als een integraal onderdeel van haar algehele strategie en ethisch kader.

Omgang met gevaarlijke stoffen, afval en emissies

Společnost UMARUTTI s.r.o. zal zorgen voor een veilige en verantwoorde omgang met alle gevaarlijke stoffen die in haar bedrijfsvoering zouden kunnen worden gebruikt, in overeenstemming met de geldende wetgeving en de best beschikbare praktijken. Er zal een nauwkeurige inventaris van deze stoffen worden bijgehouden en aan alle vereisten voor opslag, hantering en verwijdering ervan zal worden voldaan.

De Vennootschap verbindt zich ertoe de afvalproductie in al haar activiteiten te minimaliseren. Zij zal actief de principes van de afvalhiërarchie ondersteunen, d.w.z. afvalpreventie, voorbereiding voor hergebruik, recycling en andere vormen van nuttige toepassing van afval vóór de definitieve verwijdering. Al het afval zal worden gescheiden en op verantwoorde wijze worden afgevoerd via bevoegde personen en in overeenstemming met de geldende voorschriften. Ook groothandelsactiviteiten kunnen afval genereren, bijvoorbeeld verpakkingsmaterialen, en de Vennootschap zal streven naar minimalisering en milieuvriendelijke verwerking daarvan.

De Vennootschap zal eveneens emissies naar lucht, water en bodem die als gevolg van haar activiteiten zouden kunnen ontstaan, monitoren en trachten te verminderen, met inbegrip van broeikasgasemissies die verband houden met energieverbruik en transport. Onjuiste omgang met gevaarlijke stoffen, afval en emissies kan leiden tot ernstige milieuschade en gezondheidsrisico’s, hetgeen de Vennootschap actief voorkomt.

Efficiënt gebruik van natuurlijke hulpbronnen

Společnost UMARUTTI s.r.o. verbindt zich tot een efficiënt en zorgvuldig gebruik van natuurlijke hulpbronnen, met name energie, water en andere materialen die noodzakelijk zijn voor haar bedrijfsvoering. Zij zal streven naar vermindering van het verbruik van deze hulpbronnen per eenheid productie of dienst en mogelijkheden zoeken voor besparing en efficiënter gebruik.

Dit omvat:

• Monitoring van het energie- en waterverbruik en implementatie van maatregelen om verspilling te verminderen.
• Stimulering van het gebruik van energie-efficiënte technologieën en werkwijzen.
• Overweging van het gebruik van hernieuwbare energiebronnen waar dit technisch en economisch haalbaar is.
• Minimalisering van het verbruik van grondstoffen en materialen en voorkeur voor gerecycleerde of duurzame alternatieven, indien beschikbaar en geschikt.

Het besparen van natuurlijke hulpbronnen draagt niet alleen bij aan de bescherming van het milieu, maar kan ook een positief economisch effect hebben op de Vennootschap door verlaging van de operationele kosten. Deze benadering is in overeenstemming met de beginselen van duurzame ontwikkeling en verantwoord ondernemen.

Melding van onethisch gedrag en bescherming van melders (Whistleblowing)

Společnost UMARUTTI s.r.o. bevordert een cultuur van openheid en transparantie en roept al haar werknemers, en eventueel ook externe medewerkers en zakenpartners, op om elk vermoeden van schending van deze Ethische code, geldende wettelijke voorschriften of interne richtlijnen van de Vennootschap te melden. Het opzetten en onderhouden van betrouwbare en veilige meldkanalen is essentieel voor het voorkomen en opsporen van onethisch gedrag.

De Vennootschap heeft een intern meldsysteem ingevoerd in overeenstemming met Wet nr. 171/2023 Sb., inzake de bescherming van melders. Gedetailleerde informatie over de wijze van indienen van meldingen, de procedure voor de afhandeling ervan en de bescherming van melders is beschikbaar op de website van de Vennootschap en/of op verzoek. Voor aangelegenheden met betrekking tot het gebruik van de platforms AreteApp en Diamond Studio is het e-mailadres [email protected] beschikbaar. Deze Ethische code integreert deze reeds ingevoerde procedures volledig en verwijst ernaar.

De Vennootschap verbindt zich tot de bescherming van melders die te goeder trouw handelen. Elke vorm van vergelding, discriminatie of andere negatieve behandeling jegens de persoon die een melding heeft gedaan, is strikt verboden. De identiteit van de melder zal in de maximaal mogelijke mate die door de wet is toegestaan en in overeenstemming met de interne procedures voor de afhandeling van meldingen worden beschermd. Een goed functionerend en betrouwbaar whistleblowingsysteem wordt beschouwd als een van de meest doeltreffende instrumenten voor het opsporen en voorkomen van onethisch gedrag en voor het versterken van de ethische cultuur binnen de Vennootschap. Het is essentieel dat dit systeem door iedereen wordt gezien als veilig, eerlijk en effectief.

Onderzoek en disciplinaire procedure

Alle meldingen van mogelijke schending van deze Ethische code, geldende wettelijke voorschriften of interne richtlijnen van de Vennootschap zullen met de grootste ernst worden behandeld en zullen naar behoren, onpartijdig en tijdig worden onderzocht door een daartoe aangewezen verantwoordelijke persoon of commissie, in overeenstemming met de interne procedures van de Vennootschap. Het doel van het onderzoek is om de feiten objectief vast te stellen en te beoordelen of er sprake is geweest van een schending.

Indien het onderzoek een schending van de Ethische Code aantoont, zullen passende en evenredige disciplinaire maatregelen worden toegepast jegens de verantwoordelijke personen. Deze maatregelen kunnen variëren van een mondelinge of schriftelijke berisping, via financiële sancties, verlaging van de persoonlijke beloning, overplaatsing naar ander werk, tot en met beëindiging van het dienstverband of de contractuele relatie, steeds in overeenstemming met de geldende arbeidsrechtelijke voorschriften en andere relevante wetgeving. In gevallen waarin het handelen de bestanddelen van een strafbaar feit of een overtreding zou kunnen vervullen, behoudt de Vennootschap zich het recht voor de zaak voor te leggen aan de opsporings- en vervolgingsinstanties of andere bevoegde overheidsorganen.

Een transparant, consistent en eerlijk proces van onderzoek en toepassing van disciplinaire maatregelen is noodzakelijk om het vertrouwen in de Ethische Code te behouden en om de inzet van de Vennootschap voor de handhaving ervan te demonstreren.

Regelmatige herziening en actualisering van de code

Deze Ethische Code is geen statisch document, maar een levend instrument dat de ontwikkelingen in wet- en regelgeving, zakelijke praktijken, ethische normen en de verwachtingen van belanghebbenden moet weerspiegelen. Om deze reden zal de Code regelmatig, maar ten minste eenmaal per jaar, of naar gelang de actuele behoefte (bijv. bij belangrijke wijzigingen in de activiteiten van de Vennootschap of in de regulatoire omgeving), door het management van de Vennootschap worden herzien.

Het doel van de herziening is te waarborgen dat de Code actueel, relevant, begrijpelijk en effectief blijft bij het bevorderen van ethisch gedrag en naleving van regelgeving binnen de Vennootschap. Bij het herzieningsproces kunnen relevante werknemers en eventueel ook externe deskundigen worden betrokken. Alle voorgestelde wijzigingen of aanvullingen op de Code zullen naar behoren door het management van de Vennootschap worden goedgekeurd en vervolgens aan alle werknemers worden gecommuniceerd. Regelmatige herziening en actualisering zijn essentieel om de dynamiek van de ethische cultuur te behouden en om zich aan te passen aan de voortdurend veranderende zakelijke en maatschappelijke omgeving.

Naleving van deze Ethische Code is een fundamentele verplichting van elke werknemer en vertegenwoordiger van UMARUTTI s.r.o. Schending van deze Code kan leiden tot disciplinaire maatregelen, waaronder mogelijke beëindiging van het dienstverband of de contractuele relatie, en in ernstige gevallen ook tot juridische stappen.

Elke werknemer is verplicht zich grondig vertrouwd te maken met de inhoud van deze Code en zich, in geval van onduidelijkheden of behoefte aan overleg over de interpretatie of toepassing ervan, te wenden tot zijn/haar direct leidinggevende of tot de aangewezen contactpersoon binnen de Vennootschap die verantwoordelijk is voor ethiek en compliance.

Deze Ethische Code van UMARUTTI s.r.o. treedt in werking op de dag.

Te Praag op 25.05.2025

Vladimír Kondratěnko

Directeur van UMARUTTI s.r.o.