RICHTLIJN VAN UMARUTTI S.R.O. INZAKE DE AFHANDELING VAN MELDINGEN

Doel: Het vaststellen van regels en procedures voor het indienen, ontvangen, beoordelen en afhandelen van meldingen van mogelijk onrechtmatig handelen binnen Umarutti s.r.o. (hierna de "Vennootschap") en het waarborgen van de bescherming van melders overeenkomstig Wet nr. 171/2023 Sb. (hierna de "Wet").

Persoonlijk toepassingsgebied: Deze Richtlijn stelt rechten en plichten vast voor de Vennootschap, de Bevoegde persoon en de Melder. Melders kunnen met name (maar niet uitsluitend) zijn: werknemers (huidige en voormalige), sollicitanten, leden van organen, cliënten en gebruikers van het AreteApp-platform, leveranciers, dienstverleners, stagiairs en andere personen die voor de Vennootschap werkzaamheden of een vergelijkbare activiteit verrichten of hebben verricht, of die met haar in contact stonden of staan in verband met een dergelijke activiteit, overeenkomstig § 2 van de Wet.

Materieel toepassingsgebied: Regelt het volledige proces van indiening tot en met de afhandeling van de melding.

Tijdelijk toepassingsgebied: Is van toepassing op meldingen betreffende gedragingen, ongeacht wanneer deze hebben plaatsgevonden.

Hier worden sleutelbegrippen gedefinieerd zoals: Melder, Melding, Onrechtmatig handelen (met verwijzing naar § 2 van de Wet), Represaillemaatregel (met verwijzing naar § 4 van de Wet), Bevoegde persoon, Vennootschap, Verbonden persoon, Instrument (FaceUp-platform), Wet. (Uitgaan van het model en de Wet).

Melder: Een natuurlijke persoon die overeenkomstig de Wet een Melding doet, omdat hij/zij kennis heeft gekregen van de Verdachte feiten in verband met werk of een andere vergelijkbare activiteit die voor de Vennootschap wordt uitgevoerd (of waarmee hij/zij in contact stond in verband met een dergelijke activiteit), met inbegrip van cliënten van de Vennootschap en gebruikers van het AreteApp-platform.

De Vennootschap wijst als Bevoegde persoon de heer Vladimír Kondratěnko aan, bestuurder van de vennootschap. De contactgegevens van de bevoegde persoon zijn whistleblowing{'@'}areteapp.eu en telefoonnummer +420 606 751 525.

De bevoegde persoon voldoet aan alle wettelijke vereisten zoals vastgesteld in § 10 van de wet inzake de bescherming van melders, dat wil zeggen: is van onbesproken gedrag, meerderjarig en volledig handelingsbekwaam. In het kader van zijn/haar taken ontvangt en beoordeelt hij/zij meldingen van mogelijk onrechtmatig handelen, stelt hij/zij het management van de vennootschap corrigerende maatregelen voor om vastgestelde tekortkomingen weg te nemen, handelt hij/zij bij de afhandeling van meldingen onpartijdig en objectief en bewaart hij/zij geheimhouding over alle feiten waarvan hij/zij kennis krijgt in verband met de uitoefening van zijn/haar functie, overeenkomstig § 11 van de wet.

De Vennootschap garandeert dat de bevoegde persoon op geen enkele wijze zal worden benadeeld wegens de behoorlijke uitoefening van zijn/haar werkzaamheden die uit deze functie voortvloeien, zoals bepaald in § 11 van de wet inzake de bescherming van melders. Deze bescherming omvat met name het verbod op enige sancties, discriminatie of andere negatieve gevolgen die verband houden met de correcte uitvoering van de taken van de bevoegde persoon.

Wie kan indienen: Een melding kan worden ingediend door iedere natuurlijke persoon die kennis heeft gekregen van mogelijk onrechtmatig handelen in verband met werk of een andere vergelijkbare activiteit voor de Vennootschap (of in contact met haar), zoals gedefinieerd in § 2 van de Wet. Dit omvat uitdrukkelijk werknemers (huidige en voormalige), sollicitanten, leden van organen van de Vennootschap, cliënten en gebruikers van het AreteApp-platform, leveranciers, dienstverleners, stagiairs en andere samenwerkende personen.

Wat kan worden gemeld: Zie het materiële toepassingsgebied en § 2 van de Wet. Vermelden dat dit niet van toepassing is op bewust onjuiste meldingen (§ 7 lid 3 van de Wet). Informatie overeenkomstig § 3 van de Wet uitsluiten.

Wijzen van indiening (§ 9 van de Wet):

• Voorkeur: FaceUp-tool: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – schriftelijk en mondeling (spraakbericht), anoniem en niet-anoniem.
• E-mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefoon: +420 606 751 525
• Persoonlijk: Na afspraak met de Bevoegde persoon (binnen 14 dagen).
• Extern: Mogelijkheid om een melding in te dienen bij het Ministerie van Justitie.

Inhoud van de melding: Gegevens over voornaam, achternaam en geboortedatum, of andere gegevens waaruit de identiteit van de melder kan worden afgeleid (indien niet anoniem en indien verstrekt), en informatie over mogelijk Onrechtmatig handelen (§ 2 lid 2 van de Wet).

Bevestiging van ontvangst: Binnen 7 dagen, met uitzonderingen (§ 12 lid 2 van de Wet).

Registratie: Bijhouden van een registratie in de FaceUp-tool in de omvang overeenkomstig § 21 van de Wet.

Bewaring: Gedurende 5 jaar (§ 21 lid 2 van de Wet).

Toegang: Uitsluitend de Bevoegde persoon (§ 21 lid 3 van de Wet).

Registratie van mondelinge meldingen: Opname (met toestemming) of transcript, mogelijkheid voor de melder om zich uit te spreken (§ 19 van de Wet).

Termijn: Binnen 30 dagen, mogelijkheid tot verlenging 2x met 30 dagen (§ 12 lid 3 van de Wet).

Procedure: De Bevoegde persoon beoordeelt onpartijdig, verzamelt informatie en kan om medewerking verzoeken.

Ongegronde melding: Kennisgeving aan de melder, instructie over het recht om bij een overheidsorgaan in te dienen (§ 12 lid 6 van de Wet).

Gegronde melding: Voorstel van corrigerende maatregelen van de Vennootschap (§ 12 lid 5 van de Wet).

Kennisgeving aan de melder: Informatie over het resultaat van de beoordeling (§ 12 lid 3 van de Wet).

Vaststelling: De Vennootschap neemt passende maatregelen om de onrechtmatige toestand te herstellen of te voorkomen (§ 9 lid 2 onder g) van de Wet).

Voorbeelden: Wijziging van processen, opleiding, disciplinaire procedure, beëindiging van de relatie, schadevergoeding, het doen van strafrechtelijke aangifte.

Informeren van de melder: Over de genomen maatregelen (§ 12 lid 5 van de Wet).

Verbod op represailles: Strikt verbod op elke vorm van represailles tegen de melder en andere beschermde personen (§ 4 van de Wet).

Bescherming van de identiteit: Verplichting van de Bevoegde persoon om geheimhouding te bewaren over de identiteit, uitzonderingen overeenkomstig § 20 van de Wet.

Vertrouwelijkheid: Verplichting om geheimhouding te bewaren over de inhoud van de melding (§ 11, § 20 van de Wet).

Verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de beginselen inzake gegevensbescherming van de Vennootschap. Informeren van melders over de verwerking.

De Vennootschap zorgt ervoor dat deze Richtlijn en informatie over klokkenluiden beschikbaar zijn voor alle relevante personen (bijv. op het intranet, de website).

De Vennootschap zorgt voor opleiding van werknemers en de Bevoegde persoon.

Inwerkingtreding van de richtlijn per 25.05.2025